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初探高职学校档案管理中电子档案管理的应用

作者【佚名】   来源【道义澳门星际官网网址网】   发布时间【2019-01-01 11:59:54】   点击量【

  摘 要: 在信息全球化的背景下,科学技术飞速发展,网络信息化逐渐成熟,电子档案得到广大高职院校的认可和广泛应用。与传统的档案相比,电子档案管理使高职院校人员的工作变得更加方便和快捷,在一定程度上促进的高职学校实现规范化和全面化的管理。为了紧随时代的步伐,为社会培养能够出更多技术型人才,高校一定要实行电子档案管理。


  关键词: 高职学校;电子;档案管理;应用


  电子档案管理是一种新型的管理工具,它广泛应用于学校、办公和企业等领域。电子档案的使用不仅降低了学校档案管理的成本,而且提高了档案管理的质量和效率。在高职学校中使用电子档案,有利于更加全面的掌握学生的信息对于学生的学籍進行科学整理,合理评定学生的奖学金,减轻相关工作人员的工作压力,减少了档案查找和录入的时间。


  1.高职学校档案管理中应用电子档案带来的优势


  1.1科学合理的配置资源,提升效率。


  电子档案具有方便、高效和快捷等优点。高职学校中学生的数量多达数万名,同时还包括学校的教师和职工等等,如果使用传统的纸质档案管理方法,会耗费大量的人力、物力和财力,并且需要很大的空间安放和储存档案,极其容易出现档案丢失的情况。电子档案避免了传统档案的缺点,保证了学校档案管理的完整性,提升了档案管理的工作效率[1]。除此之外,电子档案充分利用了网络技术,档案查询工作不再受时间、地点的限制,大大节省了时间和空间,具有较强的灵活性。在电子档案的管理方面,仅仅需要一部分人员,改变了传统的枯燥的工作模式,避免管理人员在工作中出现消极情绪。电子档案的使用减少了学校对于档案管理人员的投入,学校可以将剩余的人员重新分配到其它部门和岗位上,使资源的分配更加合理化,保证了学校各个部门发展的均衡性,促进高职学校整体进步。


  1.2实现高效化管理,降低强度。


  高职学校使用电子档案管理可以将学生和教师职工的信息统一整理在一起,实现资源共享,可以清晰的将教师的工作绩效呈现出来,将学生和学生进行直观的对比,加强学校对于人才的权利,促进学校全面发展。例如,学校在对学生进行评优时,相关工作人员可以通过电子档案搜索学生平时的成绩,了解学生课堂表现,对学生进行一个综合的评定。电子档案包含的内容很多,有图片、视频、音频还有学生个人的情况等。为了保证学生评优的公正性和公平性,减少评优的时间,档案管理人员可以进行排列比较[2]。除此之外,在整理学生和教师的电子档案时,工作人员都是按照一定的顺序和规则进行整理的,实现了档案和文本的一体化,减轻相关工作人员的工作压力,降低了工作强度,使档案管理人员在较短的时间内轻松的完成工作,产生积极乐观的工作心态,保证了工作的准确性,促进多项工作的顺利开展,丰富了校园活动,促进高职学校综合实力的提升。


  2.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用策略


  2.1加大电子档案在高职学校的管理力度。


  学校小档案管理人员在录入学生和教师的个人信息后一定要加密保存,防止信息被泄露出去。与传统的纸质档案管理不同,电子档案仅仅存储在一个小小的储存卡中,这很容易造成储存卡损坏或者出现信息丢失等等情况,在这方面学校相关管理人员一定要高度重视。同时,学校可以建立相关的制度和行为规范,严格规范档案管理人员的工作行为,对于出现失误的工作人员要加大惩罚力度,避免在档案管理工作中出现一系列问题。除此之外,高职学校要安排专业人员定期维修和修正电子档案,删除错误的信息,加大存储空间,保证档案信息的真实性。电子档案管理人员一定要端正工作态度,对工作认真负责,充分了解和掌握信息录入的基本流程,对于不同年级,不同专业的学生进行有效的分类,如实记录学生在校园中的表现和奖罚情况。例如,在电子档案管理中,管理人员可以针对不同的学生设置不同是记号,不同的编号建立不同的文件夹,记录学生的表现。这样学校在举办活动时,可以更加快捷的了解学生的基本情况,对学生有一定的了解,为学生创造一个公平公正的校园氛围[3]。当有人需要查询档案信息时,档案管理人员一定要严格遵守学校相关的制度规定,不能私自将信息泄露出去,不能擅自更改档案信息,充分发挥电子档案在学校各项工作中的积极作用。


  2.2提高对电子档案的重视程度。


  在高职学校管理中,电子档案在学生事务和人事管理中发挥着重要作用,因此,学校管理人员要提高对电子档案管理的重视程度。首先,学校管理人员要树立正确观念,充分认识电子档案管理的重要意义,使用不同的管理方法,充分发挥电子档案的积极作用[4]。呼吁档案管理人员整齐有序的管理学生档案,本着对工作认真负责的态度,防止出现信息与本人不匹配的现象。其次,相关工作人员要改变传统档案管理的方式,从内心认可电子档案,了解电子档案的优势,熟悉电子档案的工作流程,保证档案信息的真实性和准确性。同时,工作人员要及时更新教师和学生的个人信息。例如,学生的学籍和教职工的岗位发生变动,一定要及时更新,保证电子档案的时效性。


  2.3提高高职学校电子档案管理人员的工作水平。


  随着电子档案在高职学校中的应用,对于电子档案管理人员的要求也逐渐提高,相关工作人员不仅要掌握专业知识,而且要有较高的电脑操作能力以及严谨认真的工作态度。例如,在录入信息时,相关工作人员需要录入大量的信息到电脑中,这不仅在考验工作人员的实际动手操作能力,而且在考核他们工作的态度。电子档案涉及的范围较广,内容复杂,相关工作人员一定要进行系统的学习[5]。因此,学校可以聘请专业的讲师向他们传授专业知识,提升他们工作的效率和质量。


  结语:


  在科学技术快速发展的时代,电子档案管理正在逐渐代替传统的纸质档案管理。电子档案凭借其省时、高效等优点,提升了高职学校档案管理的质量和效率,促进了高职学校健康、全面、可持续发展。


  参考文献


  [1] 安宗强。浅析高职学校档案管理中电子档案的应用管理[J].中国管理信息化,2018(22):147-148.


  [2] 吴发娟。电子档案管理在高职学校档案管理中的应用研究[J].办公室业务,2018(17):121.


  [3] 陈玄。高职学校档案管理中电子档案管理的应用[J].才智,2018(14):248.


  [4] 秦凤萍。学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界,2016(24):69-71.


  [5] 张红。电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J].兰台世界,2016(12):65-67.




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